モバイルソリューション講座
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IT化の進展に伴い、モバイルやITを活用した業務合理化や新規業務開拓が進み、様々なサービスが展開されています。当初はIT企業や大企業が中心でしたが、最近では一般企業や中堅・中小企業でも簡単に導入できるサービスが用意されています。
しかしその情報がうまく伝わらず、残念ながらまだ一部の企業にしか浸透していないのが実状です。
そこでMCPC顧客・ソリューション支援推進委員会では、中堅・中小企業の皆様が業務を進める上での様々な問題点を、ITやモバイルで解決する使いやすく効率的なパッケージやサービスなどを紹介してゆくことにしました。また使い方によっては中堅・中小企業のみならず、いろいろな展開も考えられますので、多くの方々の参考にしていただければと思います。
第1回:「簡単・安心・低価格モバイルグループウェア
『Access P-BERRY』で業務効率化」
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第1回 ◆簡単・安心・低価格モバイルグループウェア『Access P-BERRY』で業務効率化
●中小企業でこんな問題ありませんか?
▼外出先で会社のメールや予定表が見られない。
▼外勤者が多く、社員同士のコミュニケーション・情報共有ができない。
▼IT化による情報共有をしたいが、初期費用をあまりかけたくない。
▼システムはあるのだが専任の管理者がいない。
▼店舗間、事務所間の情報共有ができない。
●Access P-BERRYがあれば!
Access P-BERRYとは、月額費用だけでグループウェア(メール、スケジュール管理、アドレス帳の共有、ファイルの共有)がすぐに利用できるサービスです。
メリット
・モバイルでの利用が簡単
・初期費用なし
・メンテナンス不要
●機能の説明
| Access P-BERRYをご利用いただくことで、電子メールを中心としたビジネスコミュニケーション機能をご利用いただくことができます。 |
| メール |
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スケジュール |
・場所、時間にとらわれずメールの確認が可能
・Outlook®2003、 OWA(Outlook® Web Access)、
Outlook®Mobile、ブラウザ端末にて利用
いただけます。
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・会議の出席依頼
・施設/設備の予約
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| アドレス帳 |
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仕事(To Do) |
・顧客連絡先の共有
・掲示板
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・仕事を依頼
・進捗状況を管理
・優先度を指定
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●実際の活用例
〜ゲームソフトメーカーでの導入事例より
大手ゲームメーカーA社では、ゲームソフトを販売している店舗やゲームセンター
から様々な情報(商品の棚割情報、ゲーム機の稼動状況やクレーム対応など)を収
集し、営業会議やユーザサポート会議での資料として活用している。
情報収集や現場への営業施策のフィードバックの連絡手段として、巡回派遣社員ら17名
はモバイル用のノートPCを配布されていた。
モバイル導入の目的は経営判断のスピードアップであった。しかし実際には持ち運びの不便さから
ノートPCはモバイル活用されず、ほとんどの報告書が帰宅後の深夜に作成されたのち提出。翌朝の営業会議に
間に合う資料として利用される事は難しかった。
また、情報共有の仕組みを持たなかった為、巡回社員の個々の報告書をまとめる事が難
しく、巡回社員同士での情報もほとんど共有されていなかった。
巡回社員の行き先管理も、派遣社員であるが故に、社内のグループウェア利用が認
められず、急な巡回スケジュール変更に対応することが困難であった。
この状況を改善する為に、A社はW-ZERO3とAccessP-BERRYを導入。ようやく本来の目
的であるスピーディな経営の意思決定と現場への施策反映を行う事ができたのである。
PCに比べはるかに軽いW-ZERO3の利用で、全員がモバイルを確実に実践。報告書を帰宅
前に送信することを慣例化した。
それにより、報告書は翌朝の営業会議で活用され、さらにAccessP-BERRYの
「文書管理機能」を利用し、必要なクレーム情報等を1枚のExcelシートに集約。派遣社員間での
情報共有や情報交換が活発になった。
またスケジュール機能により、社内の管理者も社員の行動予定の管理把握が容易になった。翌日の巡
回予定の変更指示も可能になり、モバイル活用により飛躍的に業務効率が改善された。
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●ここだけの話
このシステムは、中堅中小企業が新規にグループウェアを導入するために
手軽でシステム管理が不要なものとして企画しましたが、それに加えて大企業の部門
導入や、企業間をまたがるプロジェクト内での活用、店舗間の情報共有等に利用さ
れるケースも多く、活用範囲が広がってきました。機動性のある小回りの利くシス
テムなので、これからも新たな使い方が広がっていくことを期待しています。(Z氏談)
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